Organisationsassistenz | KI - Bildungskoordination | 100% remote | Teilzeit oder Freelance

Wenn Maschinen lernen, müssen Menschen wachsen. Das ist keine Phrase, sondern unser Antrieb. Wir vom Institut für Zukunftsbildung (IZB) machen aus Mitarbeitenden keine reinen Anwender, sondern Gestalter*innen der Zukunft. Mit unserem AZAV-zertifizierten Programm „KI Leader" verbinden wir Effizienz durch Technologie und Sinngebung durch Menschen. Algorithmen verarbeiten Millionen von Daten. Aber fühlen, fragen, führen – das bleibt menschlich. Und genau hier kommst du ins Spiel. Als zentrale Schnittstelle zwischen Teilnehmenden, Verwaltung und Geschäftsführung sorgst du für einen reibungslosen Ablauf und ein positives, professionelles Teilnehmenden-Erlebnis – digital, strukturiert und serviceorientiert. Aufgaben Kundenkommunikation & Administration E-Mails bearbeiten, Anfragen beantworten, Start-Mails versenden und neue Teilnehmende betreuen. Dokumenten- und Teilnehmermanagement Unterlagen (Lebensläufe, Verträge, Ausweise) herunterladen, prüfen, benennen und systematisch pro Teilnehmer*in ablegen. Förderanträge & Formalitäten Anträge ausfüllen, Vollmachten und Begründungen erstellen, Follow-ups durchführen. Qualitätsmanagement & Kontrolle Fehlende Unterschriften und Dokumente prüfen, Fehler beheben, Fristen überwachen und To-Dos dokumentieren. AZAV-Unterstützung Bei der Erfüllung der AZAV-Anforderungen mitwirken, Unterlagen auditgerecht vorbereiten und Qualitätsnachweise pflegen. Assistenz der Geschäftsführung Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Termin- und Meetingvorbereitung, interne Abstimmung. Kommunikation Telefonische Nachfragen übernehmen, Rückfragen klären und bei zeitkritischen Phasen (z. B. vor Kursstart) flexibel unterstützen Qualifikation

Fachlich:

Erfahrung im administrativen Bereich (bestenfalls AZAV) Sicherer Umgang mit Formularen und Behörden (idealerweise Bundesagentur für Arbeit) Dokumentenmanagement ist für dich kein Fremdwort Du beherrschst CRM-Tools und bist offen für neue KI-Tools Qualitätskontrolle und Fehlerkorrektur liegen dir im Blut Du jonglierst mit Fristen und behältst den Überblick

Persönlich – und das ist uns wichtig:

Du bist sehr strukturiert, verlässlich, detailliert, methodisch Menschenzentriertes Denken ist für dich selbstverständlich Du bist neugierig auf KI Positive Grundeinstellung – auch wenn's mal stressig wird Selbstreflektiert und entscheidungsfreudig Kommunikationsstark (schriftlich und am Telefon) Benefits Sinn statt Leerlauf: Du wirkst bei einem visionären Bildungsträger mit – echte Mission, kein Buzzword-Bingo 100 % Remote: Arbeite von wo du willst, gestalte deinen Tag weitgehend flexibel (Ergebnisse sind wichtiger als Präsenz) Steile KI-Lernkurve: Zusammenarbeit mit unserem Gründer und Expert*innen aus KI-Recht, KI-Technik und KI-Organisationsentwicklung Zugang zu allem: Alle KI Leader-Inhalte, Aufzeichnungen, Unterlagen, Austausch – für dich verfügbar Echte Perspektive: Start in Assistenzaufgaben, Entwicklung Richtung Teamleitung möglich, wenn gewünscht Vielleicht kennst du das: In vielen Jobs versinkst du in Prozessen, ohne zu sehen, wofür du das eigentlich machst. Formulare ausfüllen, Dokumente jagen, E-Mails abarbeiten – am Ende des Tages fragst du dich: "War's das?" Nicht bei uns. Hier siehst du direkt, was deine Arbeit bewirkt. Jeder Förderantrag, den du stellst, öffnet einer Person die Tür zu einer Weiterbildung, die ihr Leben verändern kann. Du bist nicht nur Verwaltung – du bist Ermöglicher*in. Und: Du wächst mit. KI ist nicht nur Thema unserer Teilnehmenden, sondern auch deines. Du lernst von KI-Experten, du experimentierst, du entwickelst dich weiter. Remote, flexibel, menschlich – und trotzdem professionell. Klingt nach Widerspruch? Probier's aus! Wir laden Bewerbende herzlich ein, den kostenlosen Persönlichkeitstest auf 16personalities.com/de zu machen und uns ihren Typ mitzuteilen. Wir glauben daran, dass stärkenorientiertes Arbeiten der Schlüssel zu gemeinsamer Entwicklung ist.